Das Email-System wird in mehr Firmen zu einem „Zeitfresser“. Hier einige Regeln, die Ihnen helfen werden, zukünftig produktiver zu arbeiten:

  1. Mail-Eingangs-Avisierung deaktivieren (Sound und Anzeige)
  2. Beantwortungszeit für Emails auf z. B. einen Tag festlegen (Email ist kein Instant Message Tool)
  3. Online-Zeit bzw. Bearbeitungszeit für Emails beschränken, d. h. Zeitblöcke im Zeitplan dafür eintragen, z. B. 8-9 Uhr und 16-17 Uhr
    (lt. Studie von Microsoft benötigt ein Programmierer nach jedem Unterbruch durch Telefon oder Mail 20 Minuten bis er wieder produktiv ist)
  4. Email nur einmal öffnen. Dann entweder löschen, weiterleiten, abarbeiten, erledigen oder terminieren.
  5. Unterordner anlegen für das Einsortieren der Emails
  6. Emails, deren Bearbeitungszeit unter 2 Minuten liegt, gleich bearbeiten, dann zuordnen bzw. löschen
  7. Terminierte Emails in den Aufgabenordner verschieben und mit Datum zur Erledigung versehen oder als Zeitblock in den Terminkalender eintragen
  8. Posteingang jeden Abend leeren
  9. Textbausteine anlegen für Protokolle, Standard-Antworten, Standard-Informationen, Standard-Signaturen
  10. Regeln festlegen, damit bestimmte Emails automatisch beim Eingang den Unterordnern zugeordnet werden
  11. Beim Schreiben der Emails: „CC“ nur wer lesen aber nicht antworten muss, „kein BCC“ und für „CC“ vorab definieren, wer zu welchen Themen informiert werden muss, damit die Informationsflut nicht zu groß wird
  12. Pro Email max. ein Thema (damit der Empfänger die Email wieder korrekt zuordnen kann)
  13. In der Betreffzeile genau angeben um was es geht (So kann es sein, dass beim Schreiben der Email sogar nur das Ausfüllen der Betreffzeile genügt)
  14. Autoresponder bei Abwesenheit einschalten