Wirkungsvolles Delegieren heißt, nicht nur Krümel an die Mitarbeiter übergeben, sondern Aufgaben und Verantwortungen übertragen. Es geht darum, die Mitarbeiterqualität und Motivation zu fördern. Übergeben Sie deshalb ein ganzes Stück Kuchen. Übertragen Sie Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung. Wer heute nicht professionell delegiert hat nur noch JA-Sager und Erfüllungsgehilfen in seinem Team.

Warum fällt es uns delegieren so schwer, was hindert uns daran?

  1. Unsere eigene Einstellung ist Schuld an der Misere. Schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit veranlasst unser Gehirn ganz unbewusst die durchlaufenen „Delegations-Erlebnisse“ aufzurufen. Unser Gehirn ruft uns zu: „Ergebnis war nicht so wie erwartet“, „Mitarbeiter hat zu spät abgeliefert“, „Hat nicht meinen Vorstellungen entsprochen“, „Ich wollte das ganz anders haben“, „Hat mir viel Zeit und Mühe gekostet“ …
  2. Wir haben Angst vor Informationsverlusten. Weiß der Mitarbeiter dann zu viel? Trägt er Firmengeheimnisse nach außen?
  3. Wir sind der Meinung, ohne uns geht gar nichts. Nur wenn wir es selbst machen, funktioniert das auch!

Stufe 1: Vorbereitung für wirkungsvolles Delegieren

Überlegen Sie:

  • Was nutzt mir das delegieren?
  • Welchen Zeitgewinn habe ich?
  • Kommt diese Aufgabe wiederholt vor? (Nur dann macht Delegation auch wirklich Sinn)

Stufe 2: Mithilfe der PAR-Regel wirkungsvoll Delegieren. Erarbeiten Sie anhand dieser Regel gemeinsam mit dem Mitarbeiter die zu delegierende Aufgabe.

  • P (steht für Projekt / Aufgabe) Welche Aufgabe übergebe ich dem Mitarbeiter? Welche Befugnisse benötigt er dazu? Was ist der Mitarbeiter- / Firmennutzen dieser Aufgabe?
  • A (steht für Aktivität) Erarbeiten Sie mit dem Mitarbeiter die to-do-Liste. Wer – macht was – bis wann. Hier sind die Ideen Ihres Mitarbeiters gefragt. Geben Sie deshalb nicht vor! Bedenken Sie: Mitarbeiter haben gute Ideen.
  • R (steht für Resultat bzw. Ergebnis) Ein Ergebnis sollte messbar sein und mit einem Termin versehen werden. Lassen Sie deshalb den Mitarbeiter nicht im Regen stehen. Besprechen Sie gemeinsam, wann eine Ergebniskontrolle bzw. ein Zwischenbericht erfolgen soll. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter, dass das erarbeitete (Zwischen-) Ergebnis automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt vorgelegt wird. Das spart viel Zeit!

Stufe 3: Sorgen Sie dafür, dass Sie automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt an die delegierte Aufgabe erinnert werden, indem Sie in Ihrem Zeitplanbuch (oder auch Outlook) an diesem entsprechenden Tag einen Eintrag machen.

Fazit: So schaffen Sie sich persönliche Freiräume. Motivieren Ihre Mitarbeiter. Entwickeln ein Team, das mit kreativen Ideen Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung nach vorne bringt. Was hindert Sie nun an der Umsetzung?

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