Meetings werden immer häufiger unproduktive Zeitfresser. Jetzt in der digitalen Welt noch mehr! Mit diesen Regeln machen Meetings zukünftig wieder Spaß!

  1. Besprechungsthemen mit Einladungen rechtzeitig bekannt geben und die Teilnehmer auffordern, bereits Lösungsvorschläge und Ideen mitzubringen.
  2. Achten Sie darauf, dass wirklich nur die Teilnehmer am Tisch sitzen bzw. in digitalen Meeting, für die das Thema interessant ist.
  3. Zeitrahmen für jeden einzelnen Besprechungspunkte festlegen und einhalten. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Zeiteinhaltung.
    Kann ein Thema aufgrund Zeitmangels nicht zu Ende bearbeitet werden, wird dieses Thema erneut auf die Agenda für das folgende Meeting gesetzt.
  4. Generell gilt: Handy aus! Das Arbeiten am Notebook bzw. Laptop nebenbei (insbesondere im Home Office) ist während des Meetings verboten. Lediglich derjenige, der das Protokoll gleich mitschreibt kann im „Flugzeugmodus“ protokollieren und evtl. gleich per Beamer übertragen.
    In der digitalen Welt empfiehlt sich ein digitales Whiteboard, auf die die Besprechungsnotizen gemachten werden können. Die nächste alternative dazu ist „One Note“ von Microsoft (kann in den Outlook-Kalender integriert werden).
  5. An Lösungen und nicht an Problemen arbeiten. Bestimmen Sie ebenfalls einen Verantwortlichen, der sofort unterbricht, wenn das „Problemgeschnatter“ einsetzt.
  6. Aussagen möglichst konkretisieren und visualisieren. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutzen Sie dazu ein digitales Whiteboard. Es bietet sich Microsoft Whiteboard an (da Office 365 meist vorhanden ist). Alternativen sind: Mural, Miro, Padlet, Google Jamboard …
  7. Besprechungen mit einem konkreten Ergebnis / einer Entscheidung beenden.
  8. Konkrete Umsetzungsaufgaben und Ziele bis zur nächsten Besprechung festlegen. Schreiben Sie einen Aktivitätenplan. Wer –  macht was – bis wann. Entweder am Flipp Chart oder ein Teilnehmer protokolliert entweder in Excel, Word oder OneNote und überträgt via Beamer die Datei bzw. durch Teilen des Bildschrims im digitalen Meeting, damit jeder Teilnehmer weiß, um was es in jedem einzelnen Besprechungspunkt geht.
    Der Trend geht dahin, dass keine Protokolle mehr angefertigt werden. Sondern das Wichtigste im Aktvitätenplan festgehalten wird.
  9. In der nächsten Besprechung von jedem Teilnehmer einen Bericht über die Umsetzung der Aufgaben und Ziele erfragen.
  10. Am Ende einer jeden Besprechung: Um kurzes mündliches Feedback der Teilnehmer bitten.

Viel Spaß bei der Umsetzung! 

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