Zu dieser Erkenntnis kam tempus-Consulting aufgrund jahrelanger Praxis zum Thema Büro KAIZEN.

Wie viele Emails sind derzeit in Ihrem Postfach?

Geht es Ihnen auch so, dass Sie ständig den Posteingang durchscrollen müssen, um nichts zu vergessen?

Tipp:

1.       Der Posteingang ist am Arbeitsende leer bzw. abgearbeitet.

2.       Arbeiten Sie Ihre Emails in Zeitblöcken ab. Bei Büromitarbeitern reicht es, dreimal täglich. Außendienstmitarbeiter nehmen sich täglich einen Zeitblock zur Abarbeitung.

3.       Das Abarbeiten erfolgt nach folgenden 5 Schritten: Löschen, weiterleiten, erledigen, ablegen, terminieren.

4.       Das Sichten der Email entfällt zukünftig, denn es gehört in die Kategorie „Zeitfresser“.

5.       Alles, was Sie innerhalb von maximal zwei bis fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort.

6.       Nehmen Sie jede Email nur einmal in Hand. Entscheiden Sie: gleich: Löschen, weiterleiten, abarbeiten, ablegen oder terminieren.

7.       Zum Terminieren nutzen Sie den „Aufgaben-Bereich“ im Outlook. Alternativ können Sie einen Zeitblock im Terminkalender reservieren für die Abarbeitung.

So vergessen Sie zukünftig nichts mehr und die Email-Bearbeitung wird zum kurzen Kinderspiel.